home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 10 / The PC-Sig Library - Shareware for the IBM PC and Compatibles (PC-SIG)(Tenth Edition Disks 1-2804)(1991).iso / PC_SIGCD / 04 / 4 / DISK0440.ZIP / GBILL.DOC < prev    next >
Text File  |  1985-05-07  |  15KB  |  396 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.               RESTAURANT HOUSE CHARGE BILLING SYSTEM
  7.  
  8.  
  9.                           VER 1.0
  10.  
  11.  
  12.                  (C)Copyright Bob Dexter, 1985
  13.                    All rights reserved.
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.     Bob Dexter
  40.     P. O. Box 17672
  41.     Milwaukee,  WI  53217
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.     TABLE OF CONTENTS
  50.  
  51.  
  52.          SYSTEM DESCRIPTION ......................................  1
  53.  
  54.          GETTING STARTED  ........................................  1
  55.  
  56.          THINGS YOU SHOULD KNOW  .................................  2
  57.  
  58.          THE MAIN MENU SCREEN  ...................................  2
  59.  
  60.          ADDING YOUR FIRST CUSTOMER ..............................  2
  61.  
  62.          ADDING CHARGES AND PAYMENTS .............................  2
  63.  
  64.          DELETING INFORMATION  ...................................  3
  65.  
  66.          YEAR END PROCEDURES  ....................................  3
  67.  
  68.          GROUP CODES .............................................  4
  69.  
  70.          THE SOFTWARE ............................................  5
  71.  
  72.          DISCLAIMER  .............................................  5
  73.  
  74.          PERMISSION TO COPY  .....................................  5
  75.  
  76.          THE SOURCE CODE LICENSE  ................................  5
  77.  
  78.          ORDER FORM  .............................................  6
  79.  
  80.  
  81.          RESTAURANT HOUSE CHARGE BILLING SYSTEM      -PAGE  1-
  82.  
  83.     The Restaurant House Charge Billing system allows you to easily record 
  84. each of your guests house charges and print mail ready bills and stubs.  
  85. The bills, that the system produces, provide your open account customers 
  86. with year to date account totals and help you manage and collect your 
  87. house charges.  The system has been designed to be easy to use and is 
  88. entirely menu driven.  Preprinted forms are not required as the system 
  89. prints a complete bill on 8 1/2 X 11 paper.  The system is so easy you 
  90. will be using it in no time.
  91.  
  92.          EQUIPMENT REQUIREMENTS
  93.  
  94.     * IBM PCjr/PC/XT/AT or 100% PC compatible
  95.     * 128k  memory
  96.     * 1  360k diskette drive
  97.     * Printer  (almost any type will due)
  98.     * DOS 2.0 or higher
  99.  
  100.          GETTING STARTED
  101.  
  102. 1.  Before using the system you will need to install the software on a DOS 
  103. diskette.  To perform this step you may need to reference the section in 
  104. your DOS manual which describes the FORMAT command.
  105.  
  106.     * * * * * *   DUAL DISKETTE SYSTEM INSTRUCTIONS  * * * * * *
  107.     * Insert your DOS disk in drive A: and turn the power on.
  108.     * Type  FORMAT B:/S  and press return.
  109.     * Insert a blank diskette in disk drive B: and press return.
  110.     * Wait for the format to complete.
  111.     * Answer N to the more disks to format question.
  112.  
  113. 2.  Next you will copy 3 programs to the disk you just created.
  114.     * Insert the distribution disk in drive A:
  115.     * type  COPY A:CLEAR.EXE B:  and press return
  116.     * type  COPY A:SETUP.EXE B:  and press return
  117.     * type  COPY A:GBILL.EXE B:  and press return
  118.     * Remove the disk in drive A: and label it as:
  119.          "HOUSE CHARGE BILLING MASTER"
  120.  
  121. 3.  Now use the CLEAR program to create data files.
  122.     * Insert the "HOUSE CHARGES BILLING MASTER" disk in drive A:
  123.     * Type  CLEAR  and press return.
  124.     * Answer the clear your data question with a  Y  press return.
  125.     * The clear program takes over 2 min. to run so be patient.
  126.  
  127. 4.  Next use the SETUP program to customize the system for yourself.
  128.     * Answer the questions and test your printer heading alignment.
  129.  
  130. 5.  You may want to put an autoexec file on the new diskette.
  131.     * Type  COPY CON: A:AUTOEXEC.BAT and press return.
  132.     * Type  GBILL  and press return.
  133.     * Press function key 6 and press return.
  134.  
  135.               RESTAURANT HOUSE CHARGE BILLING SYSTEM      -PAGE  2-
  136.  
  137.  
  138.     6.  Make a copy of the "HOUSE CHARGE BILLING MASTER" disk and store 
  139. the MASTER copy in a safe place.
  140.          * Use the DOS diskcopy program to make a copy of the disk.
  141.          * Label the new disk "HOUSE CHARGE BILLING 19XX".
  142.  
  143.     7.  Inform the system of the current year.
  144.          * Insert the "HOUSE CHARGE BILLING 19XX" disk back in drive A:.
  145.          * After the A: prompt type GBILL and press return.
  146.          * Use selection 4 CHANGE YEAR to enter the current year.
  147.  
  148.          THINGS YOU SHOULD KNOW
  149.  
  150.     The system is set up to provide monthly billings.  Each customers 
  151. payment and charge information is collected for an entire month.  Bills 
  152. should be printed and mailed on the first day of the new month to minimize 
  153. customer confusion.  At the end of the year you will need to follow an end 
  154. of the year closing procedure which is described in detail later.  When 
  155. you are done closing you will use a new disk to collect the next years 
  156. information.  Save the old disk in a safe place as you may get customer 
  157. requests for copies of old bills.
  158.  
  159.          THE MAIN MENU SCREEN
  160.  
  161.     The Main Menu screen is displayed by the system and is used to access 
  162. all system functions.  To make a menu selection type the number of the 
  163. desired selection and press return.  The program that displays the Main 
  164. Menu is GBILL, so if you don't use a AUTOEXEC file to start the system you 
  165. will need to enter GBILL and press return to get the system started.  Now 
  166. go ahead and start the system and follow the instructions for adding a 
  167. customer to the system.
  168.  
  169.          ADDING YOUR FIRST CUSTOMERS
  170.  
  171.     From the Main Menu use selection 3 UPDATE CUSTOMER LIST.  If this is 
  172. your very first customer the screen will have a 1 in the upper left hand 
  173. corner of the screen.  As you add new customers a menu of customers will 
  174. be built.  Now add your first customer by typing the number 1 and pressing 
  175. return.  Fill in the customer information as it is requested.  The balance 
  176. forward field should only be used for an outstanding balance which was 
  177. billed last year.  Don't be concerned with the GROUP CODE, just press 
  178. return when it is requested.  If you are switching over from a manual 
  179. system then any outstanding balance from the current year should be added 
  180. as a charge.  When switching over from a manual system you may want to go 
  181. back a month or 2 and create bills to get a feel for this system.
  182.  
  183.          ADDING CHARGES AND PAYMENTS
  184.  
  185.     Adding new charges and payments is very similar to adding customers.  
  186. From the Main Menu use selection 1 CHANGE OR ADD CHARGES AND PAYMENTS.  
  187. Next select the customer that the charges are for.  Enter the requested 
  188. information.
  189.  
  190.  
  191.    RESTAURANT HOUSE CHARGE BILLING SYSTEM      -PAGE  3-
  192.  
  193.          DELETING INFORMATION
  194.  
  195.     To delete information from a field on the screen use the back space 
  196. key.  To delete a customer from the system simply use Main Menu selection 
  197. 3 UPDATE CUSTOMER LIST and select the customer to be deleted.  When the 
  198. customer name is displayed use the back space key to delete all the 
  199. characters in the field and press return.  The best time to delete a 
  200. customer is during your year end closing procedures, see the section on 
  201. year end procedures for more information.
  202.  
  203.  
  204.          YEAR END PROCEDURES
  205.  
  206.     At the end of the year you will need to follow this procedure.  This 
  207. procedure will allow you to save last years billing information and 
  208. provide an empty disk for next years bills.  The new disk will have your 
  209. customers on it so you can start saving this years charges.  To perform 
  210. this procedure you will need to have the following:
  211.  
  212.                  * Last years HOUSE CHARGE BILLING disk.
  213.                  * The HOUSE CHARGE BILLING MASTER disk.
  214.                  * A list of the Balances due.
  215.                  * A blank diskette.
  216.  
  217.     1.  Place a protect tab on last years HOUSE CHARGE BILLING disk.
  218.          Step 1. is very important please do not skip it.
  219.  
  220.     2.  Next make a copy of the  "HOUSE CHARGE BILLING MASTER" disk.  Use 
  221. the DISKCOPY function to perform this step.  When the DISKCOPY is complete 
  222. put the "HOUSE CHARGES BILLING MASTER" disk back in a safe place and label 
  223. the new disk "HOUSE CHARGES BILLING 19XX".  The XX in the label should 
  224. contain the new year.
  225.  
  226.     3.  Next you will copy the customer file from last years disk to the 
  227. new years disk.
  228.          * Insert last years HOUSE CHARGE BILLING disk in drive A.
  229.          * Insert the new HOUSE CHARGE BILLING disk in drive B.
  230.          * After the A prompt type COPY A:CUST.FLE B: and press return.
  231.          * When the copy completes, store last years disk in a safe place.
  232.  
  233.     4.  Change the system year using selection number 4 CHANGE YEAR on the 
  234. Main Menu.
  235.          * Insert the new HOUSE CHARGE BILLING disk in drive A.
  236.          * Start the system by typing GBILL and pressing return.
  237.          * Use Main Menu selection 4 CHANGE YEAR to change the date.
  238.  
  239.  
  240.               RESTAURANT HOUSE CHARGE BILLING SYSTEM      -PAGE  4-
  241.  
  242. 5.  Now is the time to delete the customers who are no longer charging.  
  243. To delete an old customer use Main Menu selection 3  UPDATE CUSTOMER 
  244. LIST.  When the customer menu displays, select a customer to delete.  Use 
  245. the backspace key to blank out the customer name and press return.  When 
  246. the system sees a blank customer name it deletes that customer from the 
  247. menu.  All other customers below the one being deleted will be moved up to 
  248. fill the hole left by the customer you deleted.
  249.  
  250.     6.  Next you will update the balance forward information for each 
  251. customer.  Use selection 3 on the Main Menu to modify customer 
  252. information.  Now update the balance forward amount for each customer to 
  253. reflect the balance due as of the last day of the old year.  To reach the 
  254. balance forward field without changing any of the other information, 
  255. simply press return on each field you don't want to change.
  256.  
  257.     7.  You are now ready to start entering the new years charges and 
  258. payments.  On February 1, you will be able to print bills which reflect 
  259. the outstanding balance from last year.  The year to date balances shown 
  260. on the bill will not reflect any balance forward amounts.
  261.  
  262.  
  263.          GROUP CODES
  264.  
  265.     The use of group codes is optional.  Each customer is assigned a group 
  266. code of "A" when the system is set up.  Group codes can be changed by 
  267. using selection 3 UPDATE CUSTOMER LIST.  Changing a group code has no 
  268. effect on any calculations or the contents of the bills.
  269.  
  270.          SO WHAT ARE GROUP CODES FOR?
  271.  
  272.     Group codes are used to control the printing of bills.  Main Menu 
  273. selection number 2 PRINT BILLING allows you to print bills which are in a 
  274. specific group.  When selecting a group to print it is important to enter 
  275. the exact group code, "A" and "a" are different group codes.  Group codes 
  276. can be used for many things, here are some examples:
  277.  
  278.     ** Customers with balances over 90 days past due could be placed in a 
  279. special group.
  280.  
  281.     ** If your business is divided into multiple corporations you might 
  282. want to assign each corporation a group code.  Then each customer could be 
  283. assigned to it's corporation.  In this way you could produce bills for 
  284. each corporation and determine the total accounts receivable for each 
  285. corporation.
  286.  
  287.     ** Customers could be divided into two groups, the hand delivered 
  288. group and the mail delivered group.  In this way you could print your 
  289. mailed bills in one print run, and the hand delivered bills in a second 
  290. run.
  291.  
  292.  
  293.  
  294.               RESTAURANT HOUSE CHARGE BILLING SYSTEM      -PAGE  5-
  295.  
  296.          THE SOFTWARE
  297.  
  298.     The HOUSE CHARGE BILLING SYSTEM is written in PC BASICA that has been 
  299. compiled.  The system is easy to modify and upgrade.  If you plan to run 
  300. this system on a non IBM PC you may need to recompile it on your PC.
  301.     This copy of the software is provided as an evaluation copy.  The 
  302. label printing feature has been disabled in this evaluation copy of the 
  303. software.  When you register your copy of the program you will receive a 
  304. diskette with a complete working version of the program.
  305.  
  306.  
  307.               DISCLAIMER
  308.  
  309. THIS SOFTWARE IS PROVIDED "AS IS", WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EITHER 
  310. EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, IMPLIED WARRANTIES OF 
  311. MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.
  312.  
  313.  
  314. IN NO EVENT WILL THE AUTHOR BE LIABLE TO YOU FOR ANY DAMAGES, INCLUDING 
  315. ANY LOST PROFITS, LOST SAVINGS OR OTHER INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL 
  316. DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OF OR INABILITY TO USE THESE PROGRAMS, EVEN 
  317. IF THE AUTHOR HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES, OR FOR 
  318. ANY CLAIM BY ANY OTHER PARTY.
  319.  
  320.          PERMISSION TO COPY
  321.  
  322.     Individuals are granted permission to make UNMODIFIED COPIES of this 
  323. evaluation version of the RESTAURANT HOUSE CHARGE BILLING SYSTEM programs 
  324. and documentation for their own use or to allow others to evaluate this 
  325. software.
  326.  
  327.     Modifications to the programs or documentation are prohibited.
  328.  
  329.          THE SOURCE CODE LICENSE
  330.  
  331.     A single computer source code license is available for the RESTAURANT 
  332. HOUSE CHARGE BILLING SYSTEM.  The source code license provides you with, 
  333. and allows you to make modifications to the source code for use on one 
  334. computer.  See the order form for prices and ordering information.
  335.  
  336.               RESTAURANT HOUSE CHARGE BILLING SYSTEM      -PAGE  6-
  337.  
  338.  
  339.    - - - - - - - - - - - -  ORDER FORM  - - - - - - - - - - - - - - - -
  340.  
  341. Bob Dexter                Your Name
  342. P.O. Box  17672                      -----------------------------------
  343. Milwaukee,  WI 53217        Address
  344.                                      -----------------------------------
  345.  
  346.                                      -----------------------------------
  347.  
  348.                                      -----------------------------------
  349.                          Your Phone
  350.                                      -----------------------------
  351.  
  352.  
  353. ITEM                                     UNIT    
  354. DESCRIPTION                              PRICE      QTY   TOTALS
  355. ========================                 ========   ===   =======
  356. RESTAURANT HOUSE CHARGE BILLING SYSTEM     $28.00 
  357. (Includes production version on disk)               ---     -----
  358.  
  359.  
  360. SOURCE CODE LICENSE                        $87.00
  361. (Includes BASIC program listings on                 ---     -----
  362.  the disk with the production version
  363.  of the system)
  364.  
  365.                            5% sales tax
  366.                            (Wisconsin residents)            -----
  367.  
  368.                                                TOTAL 
  369.                                                             -----
  370.  
  371.    Please make check payable to: Bob Dexter
  372.  
  373.  
  374.  
  375.               SUGGESTIONS
  376.  
  377.  
  378. --------------------------------------------------------------------
  379.  
  380.  
  381. --------------------------------------------------------------------
  382.  
  383.  
  384. --------------------------------------------------------------------
  385.  
  386.  
  387. --------------------------------------------------------------------
  388.  
  389.  
  390.  
  391.               RESTAURANT HOUSE CHARGE BILLING SYSTEM      -PAGE  7-
  392.  
  393.  
  394.          NOTES
  395.  
  396.